W pierwszej połowie roku, decyzją Zarządu Amnesty International przeprowadzony został kompleksowy audyt instytucjonalny Stowarzyszenia.
Celem audytu było określenie struktury i zasad funkcjonowania AI zgodnie z celami strategicznymi (dokumenty programowe, m.in. statut stowarzyszenia) oraz operacyjnymi organizacji. Następnie wypracowane w trakcie audytu wnioski zostały poddane wdrożeniu. We wrześniu 2007 roku planowane jest zweryfikowanie sposobu wdrożenia audytu i dokonanie ewentualnych modyfikacji.
Rezultatem przeprowadzonego badania było określenie błędów i nieprawidłowości w zakresie zarządzania i bieżącego funkcjonowania organizacji, przedstawienie w odniesieniu do nich rekomendacji, wypracowanie optymalnej struktury zarządzania AI, a także opracowanie sposobu funkcjonowania organizacji w oparciu o strukturę pionową uzupełnianą o zarządzanie projektowe i określenie zasad podejmowania decyzji oraz przepływu informacji w ramach organizacji. Dzięki wprowadzeniu zasugerowanych w audycie zmian ulegnie poprawie system zarządzania organizacją, co przyczyni się do zwiększenia efektywności jej działań.
Audytorzy podkreślili, że w AI istnieje wiele ciekawych, dobrych i innowacyjnych rozwiązań, które powinny stać się podstawą dalszego rozwoju.
Audyt przygotowano poprzez: analizę uzyskanej dokumentacji (dokumenty programowe, opracowania, dokumenty robocze), porównanie informacji zawartych w listach kontrolnych (uzyskanych w trakcie rozmów z pracownikami) z wynikami analizy dokumentów, przeprowadzenie wywiadów z byłymi pracownikami, woluntariuszami oraz członkami stowarzyszenia oraz pracę w grupach fokusowych: z pracownikami Biura oraz członkami Zarządu.
W odniesieniu do każdej z zasygnalizowanych kwestii problemowych zaproponowano działania usprawniające, które są następujące:
1. Rozważenie możliwości ograniczenia ilości planowanych kampanii w kontekście znanych uwarunkowań finansowych i organizacyjnych: określenie minimum programowego, możliwego do zrealizowania, przy wykorzystaniu posiadanych zasobów kadrowych i finansowych, aktywizacji wolontariatu oraz optymalizacji pracy Biura Stowarzyszenia w aspekcie organizacyjnym
2. Organizacja regularnych kwartalnych spotkań informacyjnych pracowników Biura z przedstawicielami Zarządu Stowarzyszenia, prowadzące do wypracowania opinii, dotyczącej prowadzonych kampanii i projektów oraz ich efektów.
3. Wykonywanie przez Zarząd funkcji operacyjnych powinno być traktowane jako sytuacja wyjątkowa i w jak najszybszym czasie (wraz z uporządkowaniem spraw kadrowych) zakończone.
4. Rozróżnienie wewnętrznej (skierowanej i opartej na członkostwie, gdzie samodzielnym podmiotem działań merytorycznych i organizacyjnych jest wolontariat) i zewnętrznej (kampanie skierowane do odbiorców zewnętrznych: administracji rządowej i samorządowej, podmiotów gospodarczych oraz innych organizacji mające na celu wytworzenie, wywołanie lub wywarcie oczekiwanych reakcji zgodnie z celami realizowanych przedsięwzięć) funkcji działań merytorycznych Stowarzyszenia oraz podzielenie odpowiedzialności za nie na kampainera/ kampainerkę oraz rzeczniczkę/rzecznika prasowego.
5. Planowanie działalności programowej w oparciu o perspektywę średniookresową oraz długookresową
6. Wyodrębnienie i wzmocnienie zespołu odpowiedzialnego za działania fundrisingowe i finansowe w perspektywie średniookresowej i długookresowej.
7. Przeprowadzenie oceny dotychczasowej realizacji projektów przez Stowarzyszenie w aspekcie słabych i mocnych stron, skutkujące opracowaniem metodyki postępowania w zakresie prowadzenia akcji przez AI.
8. Ustalenie stałych i efektywnych kanałów komunikacyjnych między członkami Zespołu Lobbingowego a pracownikami Biura i członkami realizującymi działania w podobnym obszarze tematycznym, zadbanie o spójność celów pracy Zespołu z celami AI Polska oraz włączenie jego członkiń i członków w bieżącą pracę AI Polska.
9. Rozważenie możliwości większego otwarcia AI w swej działalności na różne grupy wiekowe i zawodowe pośród członków Stowarzyszenia .
10. Włączenie do koordynacji kampanii Dyrektora Biura lub koordynatora prowadzonych kampanii, w szczególności poprzez zatwierdzenie planów działań programowych opracowanych przez właściwych merytorycznie pracowników Biura.
11. Przypisanie odpowiedzialności za koordynację, komunikację i aktywizację członków stowarzyszenia jednemu z pracowników Biura. Kontakt z członkami powinien być rozumiany przede wszystkim jako podejmowanie inicjatyw i aktywizacja członków stowarzyszenia.
12. Uatrakcyjnienie oferty programowej dla członków: opracowanie planu działania, w którym wzięte będą pod uwagę rekomendacje raportu z Ewaluacji badania aktywności członków Amnesty International Polska oraz doświadczenia uzyskane w ramach realizacji REAP, a także organizowanie comiesięcznych debat tematycznych dla pracowników Biura, członków stowarzyszenia i zaproszonych gości.
13. Wprowadzenie cotygodniowych spotkań technicznych oraz comiesięcznych spotkań merytorycznych pracowników Biura.
14. Zatrudnienie w perspektywie długookresowej osoby odpowiedzialnej za koordynację działalności merytorycznej, do której zadań należałaby m.in. zapewnienie zaplecza eksperckiego dla Amnesty oraz zatrudnienie tzw. researcher-a – do zadań tej osoby należałoby prowadzenie działalności badawczej.
15. Powołanie zespołów redakcyjnych Magazynu AI oraz strony internetowej przy jednoczesnym powierzeniu obsługi technicznej strony internetowej podmiotowi komercyjnemu.
Przewidujemy, że dzięki przeprowadzonemu audytowi i wdrożonych wypracowanych w jego trakcie zmian, nasze Stowarzyszenie będzie działało efektywniej niż dotychczas, lepiej realizując misję, dla której zostało powołane.
Niniejszy dokument stanowi skróconą wersję audytu struktury wewnętrznej AI Polska i zawiera rekomendacje do wdrożenia przez sekcję. Ze względu na charakter badań (wywiady z członkami i pracownikami oraz byłymi pracownikami AI) pełna wersja raportu nie jest dostępna. Zarząd bardzo chętnie udzielam odpowiedzi na pytanie które Państwa interesują.
