Protokół z posiedzenia Zarządu Stowarzyszenia Amnesty International Polska w dniu 29 października 2008 roku
W posiedzeniu odbywającym się w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 18 lok 8 uczestniczyli:
1. Maciej Fagasiński,
2. Agnieszka Gałka,
3. Mateusz Hładki,
4. Zuzanna Kulińska,
5. Adam Sanocki,
6. Draginja Nadaždin
Spotkanie protokołował Zuzanna Kulińska. Przewodniczący spotkania Adam Sanocki stwierdził kworum i o godz.17:00 rozpoczął Zebranie Zarządu.
Prowadzący przedstawił propozycję porządku Walnego Zebrania i zaproponował jego przyjęcie:&nb
- Przyjęcie porządku dziennego
- Raport o stanie członkostwa
- Raport z pracy biura
- Przygotowanie Maratonu
- Rekomendacje z ewaluacji pracowników
- Ewaluacji Dyrektorki
- Fundraising – rezultaty/stan finansów <wbr></wbr>
- Raport o działalności REAPu
- Kwestia finansowania REAPu w 2009r.
- Sposoby motywowania pracowników
- Service Level Agreement – plan działania/podział obowiązków1
- Konsultacje International Strategic Plan
- Komisja Rewizyjna
- Wyjazdy planowane
- Sprawy różne
- Walne Zgromadzenie 2009
- Działania zmierzające do stworzenie European Regional Space
- Internal
Propozycja ta została jednogłośnie przyjęta.
Kolejno przystąpiono do omówienia poszczególnych punktów porządku dziennego.
1. Raport o stanie członkostwa.
Zarząd podjął decyzję o przyjęciu nowych członkiń i członków Stowarzyszenia – osób, które złożyły deklaracje członkowskie. Decyzję tę podjęto w formie uchwały.
Uchwała Zarządu Stowarzyszenia Amnesty Interational Polska nr 1/X/2008
Zarząd Stowarzyszenia Amnesty International Polska podjął decyzję o przyjęciu z dniem 29 października 2008 roku w poczet członków Stowarzyszenia 62 osób wg załączonej do protokołu listy, oraz zwolnił z opłat dwie osoby, które złożył podanie:
2. Raport z pracy biura.
Zarząd przedyskutował kwestie poruszone w raporcie przedstawionym przez Dyrektorkę.
Zarząd opracował plan działania związany z przedłużającą się nieobecnością Jacka Białasa.
Raport z pracy biura stanowi załącznik do protokołu. Zarząd otrzymał informacje o przygotowania do tegorocznego maratonu.
Zarząd przyjął wytyczne dotyczące reorganizacji biura tak aby komunikacja oraz sposób podejmowania decyzji był bardziej zdecentralizowany. Graf z nową organizacją stanowi załącznik do protokołu.
3.Rekomendacje z ewaluacji pracowników
Dyrektorka przedstawiła wyniki ewaluacji pracowników.
Ewaluacja została dokonana w dwóch etapach: pierwszy etap polegał na wypełnieniu formularza, drugi etap na indywidualnej rozmowie. W wyniku ewaluacji pracownicy wraz z przełożonymi opracowują swoją ścieżkę rozwoju w Amnesty przez kolejne lata.
Zarząd zgodził się z propozycją Dyrektorki aby poszerzyć grono osób pracujących na DDC w 2009 roku.
4.Ewaluacji Dyrektorki
Ewaluacja pracy Dyrektorki przedłuża się ze względu na dużą ilość obowiązków pracy biura. Ostateczny termin zakończenia ewaluacji przypada z ostatnim dniem listopada. Do tej pory udało się wypełnić część pisemną ewaluacji. Przewidziane są jeszcze rozmowy z pracownikami oraz opracowanie rekomendacji. Ewaluacja jest przeprowadzane prze osobę nie związaną bezpośrednio z pracą biura – Małgorzatę Wasilewską.
5. Fundraising – rezultaty/stan finansów
We wrzęzakończył się sezon DDC. Do tego momentu nie udało się zrealizować założonych wyniku wyników. Prace DDC będą kontynuowane ramach podczas tegorocznego Maratonu Pisania Listów. Na koniec sezonu mam 1204 nowych PZ-etów. Polskie DDC znajduję się pod opieką sekcji Fińskiej. W najbliższym czasie do Polski przyjedzie osoba odpowiedzialna za projekt DDC w IS.
Granty;
Dyrektorka przesłała już do IS tegoroczny granty IMT. Obecnie trwają konsultacje co do konkretnych pozycji w nim zapisanych.
Złożyliśmy również grant do Fundacji Batorego na rozwój instytucjonalny i przeszliśmy do drugiego etapu selekcji.
Złożymy grant do CEE Trust na projekt na temat dyskryminacji
6. Raport o działalności REAPu
Raport z działalności REAPu stanowi załącznik do niniejszego protokołu.
Zarząd jest bardzo zadowolony z aktywności edukacyjnej. W związku z zakończeniem finansowania REAPu w 2009 roku Zarząd poprosił Dyrekcję o poszukiwaniu nowych źródeł finansowania REAPu na kolejne lata. Zakończenie dofinansowania większości sekcji z projektu norweskiego spowodowało, że Międzynarodowy Sekretariat przyłączy się doposzukiwania finansówby móc wspomóc finansowe edukacje o prawach człowieka prowadzonych przez poszczególne sekcje. Niestety zakończenie finansowanie REAPu może spowodować pewne niedogodności i będzie wymagać wypracowania nowych zasad zwracania kosztów.
7.Sposoby motywowania pracowników
W związku z przeprowadzanymi ewaluacji pracowników Zarząd zobowiązał Dyrektorkę do przygotowania procedur, które mogłyby służyć efektywnemu motywowaniu pracowników i przedstawienie im zarządowi najpóźniej na wiosnę 2009.
8. Service Level Agreement – plan działania/podział obowiązków
W wyniku przeprowadzanej w organizacji ewaluacji metodą OSSA oraz wizyty osoby odpowiedzialnej w IS za rozwój naszej sekcji, szczególnie jak chodzi o skuteczne zarządzania i strategiczne myślenie. Sekcja podpisała umowę, która stanowi załączniki do niniejszego protokołu. Umowa wyznacza kolejne zadania, które mają być zrealizowane w określonym czasie. Zarząd jest odpowiedzialny za przygotowanie powitalnego dokumentu dla nowych członków zarządu, stworzenia dokumentu dotyczącego partnerstwa i patronatu oraz zarządzania ryzykiem. Część tych dokumentów będzie wypracowywana na najbliższym spotkaniu Zarządu w grudniu.
9. Konsultacje International Strategic Plan
W ostatnim czasie na forum międzynarodowym toczy się wiele konsultacji związanych ze zmianami w Ruchu Międzynarodowy. Zarząd skonsultował dokumenty dotyczące tak zwanych zmian w Zarządzaniu.
W trakcie konsultacji jest tez Plan Strategiczny na lata 2010-2016. Zarząd zapoznaje się z dokumentami dotycząc ISP, każdy z członków ma przedstawić swoje komentarze. Przetłumaczony pakiet zostanie rozesłany do członkostwa. Zarząd oczekuje uwag wszystkich zainteresowanych. Do najbliższego spotkania Komitetu Strategicznego zarząd nadeśle do osoby nadzorującej proces tworzenia ISP swoje wstępne uwagi. Na początku grudnia odbędzie się również spotkanie z osobą nadzorującą proces strategii w celu przeprowadzenia warsztatu z reprezentantami polskiej sekcji.
10 Wyjazdy planowane:
– 14 – 16 listopada – Londyn- Prezeska bierze udział w spotkaniu Komitetu do spraw European Regional Space
– 28- 30 listopada – Budapaszt- Agnieszka Gałka, Adam Sanocki, Maciej Fagasiński, Michał Pawlęga, Zuzanna Kulińska mają wziąć udział w szkoleniu dotyczącym rozwoju umiejętności zarządzanie sekcją
– 25-28 listopada – Draginja Nadażdin – Bruksela – działania lobbingowe przy UE
11. Sprawy różne.
a) Walne Zgromadzenie
Zarząd ogłasza konkurs i prosi o nadsyłanie kandydatur grup lokalnych, które chciałyby zorganizować Walne Zgromadzenie w 2009 roku. Walne Zgromadzenie przewidywane jest na 25 kwietna 2009.
b) Działania zmierzające do stworzenie European Regional Space
Komitet działa od września ma na celu opracowania Umowy po miedzy sekcjami a IEC i IS co do sposobu funkcjonowania nowej platformy działań dotyczących Europy. Platforma ma opierać się na dotychczasowym osiągnięciu EU Assosition, czyli Stowarzyszenia Unijnego, którego głównym zadaniem było prowadzenie lobbingu praw człowieczego.
c) Internal
Aktualnie materiały znajdujące się na Intenal-u nie są najbardziej aktualne. Można na nich jednak znaleźć najnowsze protokoły. Internal będzie przechodził przez głębokie odświeżanie i zmiany dopiero w nowym roku. Ze względu na to iż aktualnie najwięcej energii wkłada się w funkcjonowanie strony dostępnej dla wszystkich.