W posiedzeniu odbywającym się w Warszawie przy ul. Boremlowskiej 33 uczestniczyli:
1. Maciej Fagasiński,
2. Ewa Gałka,
3. Mateusz Hładki,
4. Zuzanna Kulińska,
5. Michał Pawlęga,
6. Adam Sanocki,
7. Monika Szreder.
Spotkanie protokołował Michał Pawlęga, Sekretarz Zarządu Stowarzyszenia. Przewodnicząca Zarządu stwierdziła kworum (Zarząd liczy 7 osób, wszystkie były obecne) i o godz. 13:00 rozpoczęła Zebranie. Posiedzenie prowadziła Zuzanna Kulińska. Prowadząca przedstawiła propozycję porządku Walnego Zebrania i zaproponowała jego przyjęcie:
1. Raport o stanie członkostwa.
2. Raport z pracy biura.
3. Zmiany personalne.
4. Wyniki OSSA.
5. Perspektywa rozwoju biura.
6. Strategie rozwoju sekcji.
7. Konsultacje dokumentów międzynarodowych.
8. Fundraising – rezultaty/stan finansów.
9. Wyjazdy planowane.
10. Sprawy różne.
Propozycja ta została jednogłośnie przyjęta.
Kolejno przystąpiono do omówienia poszczególnych punktów porządku dziennego.
1. Raport o stanie członkostwa.
Zarząd podjął decyzję o przyjęciu nowych członkiń i członków Stowarzyszenia – osób, które złożyły deklaracje członkowskie. Decyzję tę podjęto w formie uchwały.
Uchwała Zarządu Stowarzyszenia Amnesty Interational Polska nr 1/VII/2008
Zarząd Stowarzyszenia Amnesty International Polska podjął decyzję o przyjęciu z dniem 13 lipca 2008 roku w poczet członków Stowarzyszenia 35 osób wg załączonej do protokołu listy.
2. Raport z pracy biura.
Prezeska Zarządu przedstawiła wyniki ewaluacji pracy DDC przygotowane z Ritka Heino oraz wyniki ewaluacji OSSA.
Prezeska Stowarzyszenia poinformowała, żena wniosek Polskiej sekcji IS podjął decyzję o odroczeniu spłaty części tej kwoty, co pozwoli przeznaczyć zaoszczędzone środki na rozwój Sekcji i prowadzone przez nią działania.
3. Zmiany personalne.
W związku z ewaluacją projektu DDC za ostatnie miesiące – została podjęta decyzja o nie podpisywaniu kolejnej umowy z Michałem Manem, odpowiadającym w Biurze Stowarzyszenia za współkoordynowanie Programu DDC.
Jacek Białas, przebywający na urlopie wychowawczym wystąpił do Dyrektorki Stowarzyszenia,
o wyrażenie zgody na przedłużenie okresu nieobecności do końca grudnia 2008 roku, na co wyrażono zgodę. W związku z zakończeniem Kampanii Chińskiej zakończyła się również współpraca z Jakubem Smoleniem. Przygotowania do tego rocznego Maratonu, jeżeli wyrazi chęć współpracy, poprowadzi Wojciech Makowski, któremu zostanie złożona stosowna propozycaa.
Uchwała Zarządu Stowarzyszenia Amnesty Interational Polska nr 2/VII/2008
Zarząd Stowarzyszenia Amnesty International Polska podjął decyzję o zmianie zakresu obowiązków Magdy Sadłowskiej oraz Anny Machockiej oraz o wynikającej z tego zmianie podległości służbowej. Nowy zakres obowiązków obu pracowniczek stanowi załącznik do protokołu.
4. Wyniki OSSA.
5. Perspektywa rozwoju biura.
Członkowie Zarządu zapoznali się z wynikami OSSA. Podjęto decyzję o wdrożeniu części z jej rekomendacji do działalności Sekcji. Zarząd podjął decyzję o:
– powierzeniu indywidualnie każdemu z pracowników zadania opracowania narzędzi do ewaluowania wykonanych działań: ewaluacja ta powinna być prowadzona po zrealizowaniu każdego projektu
i przekazywana Dyrektorce Stowarzyszenia; Zarząd zaleca, by wyniki tak przeprowadzonej ewaluacji były wykorzystywane przy przygotowaniu i realizacji kolejnych działań,
– wdrożeniu rekomendacji, dotyczącej rozwoju grupy liderów organizacji: kolejne posiedzenie Zarządu będzie poświęcone dyskusji nad proponowanymi przez członkinie i członków Zarządu rozwiązaniami w tym zakresie; podjęto decyzję o położeniu szczególnego nacisku na kwestie aktywizmu i eksperckości,
– wdrożeniu rekomendacji, dotyczącej budowy zespołu ekspertów związanych z AI i stanowiących wsparcie eksperckie dla działań: Adam Sanocki przygotował notatkę z propozycjami mechanizmów, dotyczących tworzenia i działania Komitetu Ekspertów; jej treść została zaakceptowana do realizacji,
– wdrożeniu rekomendacji związanych z zarządzaniem ryzykiem: podjęta zostanie próba zaadoptowania narzędzia wypracowanego przez AI Australia do polskich warunków i wykorzystania go w procesie identyfikacji ryzyk, związanych z działalnością Stowarzyszenia; podejście to zostanie powiązane z wykorzystaniem podobnego narzędzia, wykorzystywanego w jednej z polskich firm biznesowych,
– wdrożenie rekomendacji dotyczącej usprawnienia systemu zarządzania: omówiono założenia do propozycji nowej struktury organizacyjnej, która zostanie po opracowaniu poddana konsultacjom
z osobami zatrudnionymi w biurze,
– wdrożeniu rekomendacji, dotyczącej zwiększenia transparentności procedury podejmowania przez AI współpracy z partnerami zewnętrznymi.
Pozostałe propozycje wdrożenia rekomendacji będą opracowane w zespołach, w skład których wejdą pracownicy biura; zostaną one przedstawione Zarządowi Stowarzyszenia.
6. Strategie rozwoju sekcji.
Mateusz Hładki przedstawił kolejny element przygotowania strategii rozwoju sekcji, dotyczący rozwoju aktywizmu. Zakłada ona zaangażowanie pracowników w zespół zadaniowy, który będzie odpowiadał za opracowanie wstępnej koncepcji dokumentu, określającego sposób rozwoju aktywizmu. Po uwzględnieniu w tym dokumencie wizji Zarządu zostanie on rozszerzony przez pracowników o narzędzia, służące jego wdrożeniu. Zdecydowano, że strategia rozwoju aktywizmu zostanie opracowana do końca listopada, następnie zostanie poddana testowaniu w trakcie Maratonu Pisania Listów.
Kolejnym obszarem strategii rozwoju sekcji będzie zwiększenie różnorodności członków organizacji oraz opracowanie propozycji strategii rozwoju sekcji w obszarze zarządzania różnorodnością. Wstępna wersja tej części strategii zostanie opracowana do jesieni 2008 roku.
Zarząd dokona analizy propozycji zmiany struktury biura, która została przedstawiona przez Jane East naszego IMP officer.
7. Konsultacje dokumentów międzynarodowych.
Stowarzyszenie otrzymało do konsultacji dwa dokumenty ruchu międzynarodowego, dotyczących rozwoju ruchu Amnesty i pogłębienia procedur demokratycznych w funkcjonowaniu organizacji. Zarząd opracuje propozycję jego stanowiska wobec przedstawionych przez IS dokumentów.
8. Fundraising – rezultaty/stan finansów.
W celu usprawnienia funkcjonowania programu DDC przeprowadzona zostanie analiza procesu jego funkcjonowania wraz z rekomendacjami dotyczącymi jego usprawnienia.
9. Wyjazdy planowane.
Nie są przewidywane żadne wyjazdy członków Zarządu AI.
10. Sprawy różne.
W sierpniu zostanie przeprowadzona ewaluacja pracy Dyrektorki Stowarzyszenia. Przeprowadzi ją Małgorzata Wasilewska przy wykorzystaniu narzędzi wypracowanych przez inne sekcje AI. Zaplanowano poprzedzenie jej konsultacją odnośnie metodyki realizacji tego zadania ze współpracującymi sekcjami.
